Tutorial AutoService
De S2
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Introdução
O OnBIT S2 Car Service é um programa de gerenciamento e administração de empresas de vendas e locações de automóveis.
É um software simples de usar que automatiza tarefas repetitivas e que não agregam valor. Tudo é feito para facilitar as rotinas da Secretaria e dar aos Administradores informações precisas que auxiliem as tomadas de decisão.
Este tutorial tem o objetivo de ensinar os passos iniciais no uso do OnBIT S2 Car Service.
A Ordem de Serviço
Primeiro passo,veja como o formulário da Ordem de Serviço é como o mostrado abaixo.
Menu Saídas/Ordem de Serviço
O formulário de Ordem de Serviço é camaleônico e seu funcionamento depende de como está configurado em Util/Configurações/O.S./Geral.
A Ordem de Serviço tem 5 estados possíveis: “Solicitado”, “Autorizado”, “Concluído”, “Faturado” e “Cancelado”. • Solicitado: Quando o cliente solicitou o serviço; • Autorizado: Quando o cliente autorizou a realização do serviço; • Concluído: Quando o serviço estiver concluído; • Faturado: Quando foi gerada a cobrança do serviço; • Cancelado: Quando o cliente desistiu de fazer o serviço.
Nova Ordem de Serviço
Segundo passo, veja como fazer uma nova ordem de serviço. Clique no botão “Novo” para registrar uma nova Ordem de Serviço. Informe os dados iniciais, na área "Dados" clique na aba "Modelo" para adicionar o veículo que terá o serviço realizado.
É possível informar os dados do veículo diretamente nos campos mostrados.
Mas se desejar manter um cadastro do veículo para, por exemplo, acompanhar as ordens de serviço feitas para ele, clique no botão “Localizar Veículo”. Será exibida a tela mostrada abaixo:
Para localizar um veículo já consertado, informe o nome do cliente, placa ou chassi.
Para cadastrar um veículo que ainda não foi registrado, clique no botão Mostrado.
Será exibido o seguinte formulário:
• Tipo: Tipo do veículo (Ex.: Automóvel, Motocicleta, Caminhão, Ônibus, Motoneta, Microônibus, etc)
• Marca: É informada a marca do veículo. (Ex.: FIAT, VOLKSWAGEN)
• Modelo: É informado o modelo do veículo. (Ex.: GOL). Os modelos são relacionados às marcas. Clicando no botão de reticências referente, será exibida a seguinte tela:
Para cadastrar uma marca clique no botão "Incluir". Digite o nome da marca e clique no botão "Confirmar", como mostrado abaixo:
Para cadastrar um modelo, clique no botão "Cadastro":
Será exibida a tela de cadastro de modelos
Para relacionar o modelo à marca, selecione o modelo na caixa "Disponíveis" e clique no botão "<".:
• Prefixo: Utilizado para veículos de frota como carros da polícia.
• Combustível : Combustível do veículo (Ex.: GASOLINA, ÁLCOOL, GNV, BI-COMBUSTÍVEL, etc)
• Espécie do Veículo : (Ex.: CARGA, ESPECIAL, MISTO, PASSAGEIRO, TRAÇÃO, etc)
• Cor : Cor do veículo (Ex.: BRANCO, AMARELO, etc)
• Chassis : Chassis do veículo
• Carga : Capacidade de Carga do veículo
• Carroceria : Carroceria do veículo
• Placa: Placa do veículo. (Ex.: MZU-1234)
• Cidade: Cidade da Placa do veículo.
• UF: UF da Placa do veículo.
• Renavam: Renavam do veículo.
• Ano Fabric: Ano de fabricação do veículo.
• Ano Modelo: Ano de modelo do veículo.
Informe o sintoma/Serviço solicitado
Na Aba “Sintomas / Serviço Solicitado”, é informado o problema relatado pelo cliente ou o serviço que o cliente deseja que seja executado.
OBS.: essa informação é dada pelo cliente.
Geralmente a Ordem de Serviço é Confirmada neste ponto e a mesma é impressa.
passos seguintes
Dependendo de como a empresa trabalhe, geralmente, a Ordem de Serviço "Solicitada" é Localizada e Alterada, passando-se para os passos seguintes que gerarão a cobrança ao cliente.
Informe o defeito diagnosticado
Na Aba “Defeito Diagnosticado” é informado o defeito que o técnico diagnosticou.
informe os produtos utilizados no serviço
Na aba “Produtos”, que se encontra na parte inferior esquerda do formulário da Ordem de Serviço, há dois botões: “Adicionar “e “Excluir”.
Adicionar: Adiciona um item ou peça.
Excluir: Exclui o item selecionado.
Clicando no botão "Adicionar", aparecerá a seguinte tela:
Selecione o item, informe a quantidade e confirme.
Informe a mão de obra ou Diversos
Ao lado da aba “Produtos” temos a aba “Diversos”, que também possui os botões “Adicionar “e “Excluir”.
Adicionar: Adiciona um serviço ou item que não esteja cadastrado. (Ex.: Mão de Obra)
Excluir: Exclui um item ou serviço desejado.
Clicando no botão "Adicionar", aparecerá a seguinte tela:
Informe as horas trabalhadas
À direita temos a aba "Horas Trabalhadas". Esse recurso só deve ser usado se a empresa cobrar de acordo com o tempo dispensado para fazer o serviço. É necessário, também, ter produtos temporais já cadastrados.
Clicando no botão "Adicionar" aparecerá o seguinte formulário:
Os horários de início e de fim têm que ser obrigatoriamente no mesmo dia e múltiplos de 30min. Os produtos disponíveis são os que forem cadastrados como "Temporal", no cadastro de produtos.
Quando confirmar, aparecerá a seguinte tela para confirmação dos valores calculados:
informe despesas relacionadas com o serviço
Este recurso também depende de como a empresa trabalha.
À direita temos a aba "Despesas:"
Clicando no botão "Adicionar" será aberto o formulário de Despesas, para registro de despesas relacionadas à Ordem de Serviço.
Registrando a despesa, o usuário será questionado quando ao valor a ser registrado na Ordem de Serviço, ou seja, a despesa custou um valor para a empresa, mas será cobrado outro para o cliente:
informe os Campos extras
A Ordem de Serviço tem alguns campos configuráveis que podem ser usados e rotulados de acordo com a necessidade da empresa:
Confirme a Ordem de Serviço
Clique no botão “Confirmar” para confirmar a O.S. e imprimi-la.
Fature a Ordem de Serviço
Clique no botão "Faturar". Dependendo de como esteja configurado pode ser necessário Autorizar e Concluir a Ordem de Serviço, antes de faturá-la.
A dívida só é gerada, e o estoque atualizado, apenas quando se procede a fatura da Ordem de Serviço.
Clicando no botão “Faturar” será exibido o seguinte formulário:
Informe a Forma de Pagamento, o Prazo e o Vendedor e clique no botão "Confirmar".
Se estiver configurado para imprimir a Nota Fiscal, será perguntado se deseja imprimi-la.
Localizando uma Ordem de Serviço
Terceiro passo,veja como localizar a ordem de serviço. Clique no botão “Localizar” para consultar uma Ordem de Serviço existente. Será exibida a seguinte tela.
Dê um clique duplo na O.S. que deseja Consultar/Alterar.
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